Pratiche per l’inventario di fine anno
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La nostra guida pratica all’inventario
L’inventario di fine anno è un appuntamento immancabile per le aziende di ogni settore. Non si tratta solo di una formalità amministrativa, ma di un’opportunità per analizzare lo stato attuale delle risorse, identificare inefficienze e pianificare il futuro. Ecco una guida per gestire al meglio questo processo e chiudere l’anno in maniera organizzata ed efficace.
Automazione e implementazioni
Considerare l’adozione di tecnologie avanzate per migliorare l’accuratezza e l’efficienza delle attività di inventario.
Software: è il caso di valutare l’investimento in un sistema gestionale come ExtraERP insieme alla app dedicata alla gestione del magazzino eStore.
Cosa è possibile fare con il modulo Magazzino di ExtraERP
- Gestire efficacemente il magazzino effettuando il carico e scarico (sia manuale che automatico) da documenti e dall’inventario iniziale
- Gestire più magazzini, carkit ed eccezioni di articoli (come varianti, seriali e lotti)
- Facilitare il controllo della data di obsolescenza degli articoli e valutare articoli sostitutivi
- Gestire il codice alternativo, la codifica degli articoli con codici a barre, la codifica degli articoli per codice fornitore, la codifica e la gestione degli articoli a confezione.
E c’è anche una app
Con ExtraERP eStore è possibile gestire l’inventario del magazzino direttamente dal device. Disponibile sia per Android che per IOS.
Formazione continua: mantenere il personale aggiornato sulle migliori pratiche grazie alla formazione di Albalog.
Pianificazione e Preparazione
Pianificare accuratamente l’attività è la prima cosa da fare per ottenere un inventario di successo.
- Definire una data: scegliere un giorno in cui l’attività aziendale è al minimo per ridurre le interruzioni.
- Formare il team: assegnare ruoli chiari ai membri del personale coinvolti.
- Preparare gli strumenti: assicurarsi di avere scanner per codici a barre, moduli di inventario e dispositivi per la registrazione digitale.
- Comunicare il piano: notificare a tutto il personale il programma e le aspettative.
Pulizia e organizzazione
Prima di iniziare il conteggio, è essenziale che gli spazi di lavoro siano ordinati.
- Riorganizzare il magazzino: raggruppare gli articoli simili e segnare chiaramente le sezioni.
- Eliminare gli elementi obsoleti: smaltire o segnalare i prodotti scaduti o non più utilizzabili.
- Verificare l’allineamento dei dati: controllare che i documenti digitali o cartacei siano aggiornati.
Conteggio
Il conteggio fisico è il cuore dell’inventario di fine anno.
- Doppio controllo: implementare un sistema di verifica incrociata per ridurre errori.
- Seguire un ordine logico: contare gli articoli secondo una sequenza precisa (ad esempio per categoria o posizione).
- Registrare tutto immediatamente: utilizzare dispositivi digitali per aggiornare i dati in tempo reale, riducendo gli errori di trascrizione.
Analisi dei dati
Una volta terminato il conteggio, è il momento di confrontare i dati con il registro precedente.Identificare le discrepanze: analizzare eventuali differenze tra quantità fisiche e registri contabili.
- Determinare le cause: le discrepanze potrebbero derivare da furti, errori di registrazione o smaltimenti non documentati.
- Aggiornare i registri: correggere i dati per riflettere la situazione attuale.
Reportistica e azioni correttive
L’inventario non si conclude con il conteggio, è importante agire sui risultati.
- Produrre un report dettagliato: documentare il valore totale del magazzino, le perdite e le giacenze critiche.
- Valutare l’efficienza: identificare aree di miglioramento nel processo di gestione dell’inventario.
- Pianificare il futuro: rivedere le procedure di acquisto, gestione e monitoraggio per prevenire problemi ricorrenti e avere, così, un sistema ottimizzato.
Seguendo questa mappa organizzativa sarà possibile per l’azienda coinvolgere tutte le unità incaricate delle singole operazioni per agire di concerto e produrre un output efficace ed efficiente. Esercizio dopo esercizio sarà quindi molto facile giungere a questo periodo dell’anno con le idee chiare sui vari compiti da svolgere per ciascuna funzione aziendale.
Affrontare le procedure di inventario con un approccio olistico, che integri tecnologie all’avanguardia e pratiche gestionali solide, rappresenta non solo una necessità ma un’opportunità per innovare e distinguersi nel mercato globale.
