Assistenza tecnica e gestione contratti

Le necessità gestionali delle aziende che operano nel settore della vendita e assistenza di apparecchiature elettroniche ed IT in genere (pc, printer multifunzione, apparati rete, etc…) sono prevalentemente connesse alla gestione di un “parco macchine” installato c/o i Clienti.

L’assistenza tecnica e la manutenzione di queste apparecchiature sono gestite tramite sottoscrizione da parte dell’End User di “contratti di gestione” che possono includere anche il finanziamento dell’apparecchiatura stessa (noleggio).

Gli addebiti, in linea con le attuali tendenze commerciali, seguono il modello “saas” (specificatamente per le forniture software) o del “pay per use” (specificatamente per l’area multifunzione, printer ed IT in genere).

I sistemi di accountig e gestione di questi contratti sono accompagnati genericamente da un sistema evoluto di “ticketing e deploy interventi”.

ExtraERP dispone del modulo ExtraERP Service, una suite applicativa specializzata per risolvere le specifiche problematiche di questo particolarissimo settore.

ExtraERP Service dispone delle seguenti funzionalità:

  • Archivio parco macchine
  • Archivio contratti (assicurativi, manutentivi, costo copia, noleggio)
  • Sistema di ticketing (chiamate / interventi) integrato con planning aziendale.
  • Gestione chiusura interventi con scarico prodotti/ricambi (disponibile anche i mobilità su smartphone / tablet).
  • Fatturazione integrata di contratti e interventi.

Completano la suite due add on assolutamente indispensabili per la moderna Azienda 4.0:

  • ExtraERP APP Tecnici, app dedicata che permette al Tecnico la  gestione e chiusura “in mobilità” degli interventi tecnici a Lui assegnati  utilizzando il proprio dispositivo mobile (tablet/smartphone). La APP gestisce l’eventuale scarico di prodotti/ricambi, gestione ed addebiti extra-contrattuali e “firma” per accettazione del Cliente. L’intervento, una volta “chiuso”, viene inoltrato automaticamente al Cliente per notifica e consolidato nel database ExtraERP per l’archiviazione oppure per l’eventuale fatturazione…senza necessità alcuna di ulteriori attività di backoffice!
  • ExtraERP SatWeb Portal, piattaforma applicativa per il monitor e controllo remoto (telemetria) del parco macchine MFP. L’applicazione gestisce l’accounting delle “pagine prodotte” per la fatturazione automatica dei vari contratti di gestione (noleggi e costo copia), il controllo delle autonomie ed esaurimento dei toner con gestione  delle “scorte residue c/o il cliente” con possibilità di “riordino automatico” per il reintegro, la gestione automatica degli alert hardware con creazione automatica del ticket chiamata.

ExtraERP Service si coniuga perfettamente con il modulo contabile ExtraErp BUS per l’automatizzazione completa di tutto il flusso amministrativo-contabile (fatturazione contratti, fatturazione interventi, etc etc), con il modulo di Customer Relationship Management ExtraERP CRM per la gestione delle trattative commerciali e con ExtraERP BI che mette a disposizione dell’utente tutta una serie di “cruscotti” (report, dashboard, pivot) per misurare le performance sia del reparto commerciale (contratti) che del reparto assistenza tecnica.

Per i Clienti che desiderano mantenere il proprio Erp aziendale, attraverso l’utilizzo dei plug in ExtraERP WS e ExtraERP Custom è possibile integrare ExtraERP Service al software gestionale in uso.