Conservazione digitale e sanzioni

Conservazione digitale è un obbligo dal 01/01/22

Cosa si intende per conservazione digitale

Dal 1° gennaio 2022 sono entrate in vigore le Linee guida di AGID (Agenzia per l’Italia Digitale) sulla formazione, gestione, conservazione dei documenti informatici. Tali norme riguardano tutte le organizzazioni, pubbliche e private che dispongono di documenti informatici.

L’AgID, nelle sue linee guida, definisce il Manuale conservazione come
“un documento che descrive il sistema di conservazione e illustra dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture”.

Non ottemperando a questo obbligo di legge, le sanzioni vanno da € 1.000 a € 8.000.

Conservazione digitale quali documenti

Tutte le imprese al giorno d’oggi producono una serie di documenti sia cartacei (anche se in minima parte oramai) sia alcuni digitali. Alcuni esempi sono fatture, buste paga, contratti, e-mail ecc.
In base alla normativa in essere, tutti questi documenti devono essere archiviati in uno spazio digitale che sia accessibile soltanto ai soggetti autorizzati, affinché rimangano autentici e inalterati nel tempo.

Conservazione digitale è obbligatoria

La conservazione digitale è un obbligo di legge dal 1° gennaio 2022, come abbiamo detto, i cui adempimenti sono riportati nelle Linee Guida AGID agli artt. 4.1 e successivi.

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Adempimenti

In linea generale, gli adempimenti sono i seguenti:

1. Implementazione di un Sistema di conservazione digitale dei documenti (art. 4.1 delle Linee Guida AgID)
2. Nomina un Responsabile della conservazione (art. 4.5 delle Linee Guida AgID)
3. Redazione di un Modello per la conservazione digitale dei documenti (art. 4.6 delle Linee Guida AgID).

Il Responsabile della Conservazione digitale

Questa figura ha, tra i vari obblighi, la redazione e l’aggiornamento periodico del manuale conservazione (che deve essere disponibile all’interno dell’azienda). È necessario pertanto formalizzare una nomina a un soggetto dotato di competenze giuridiche, informatiche e archivistiche. Per comodità, solitamente questo soggetto viene nominato all’interno dell’azienda.

Modello per la conservazione digitale dei documenti

Il documento, per essere conforme alle Linee Guida AgID, dovrà contenere la descrizione:

1. della struttura organizzativa dell’azienda
2. dei documenti digitali sottoposti a conservazione
3. del processo di conservazione (con relative componenti tecniche e organizzative)
4. delle procedure di monitoraggio volte a garantirne l’efficacia nel tempo.

Si dovrà, inoltre, includere i dati dei soggetti che hanno assunto la funzione di Responsabile della conservazione digitale dei documenti (e i vari compiti assegnati).

Sanzioni per inadempimento della conservazione digitale

Qualora l’azienda non ottemperasse agli obblighi di legge potrebbe incorrere in sanzioni, anche onerose che vanno da € 1.000 a € 8.000. Infatti, la sanzione amministrativa è indicata nell’art. 9 del D.lgs. 471/1997 (in caso di mancata conservazione di scritture contabili, documenti e registri previsti dalle leggi in materia di imposte dirette e di imposta sul valore aggiunto).
Tale sanzione viene applicata anche qualora il Sistema di conservazione non preveda (o non esegua in modo corretto) l’archiviazione di tutti i documenti richiesti per legge.

A questo si deve tenere presente, inoltre, che il Sistema di conservazione deve rispettare le misure di sicurezza minime previste dal GDPR (Reg. EU n. 679/2016): in caso contrario, è possibile incorrere nelle sanzioni del Garante Privacy, che possono raggiungere anche il 4% del fatturato annuo dell’impresa.