Software assistenza tecnica stampanti

Perché Imprimis ha scelto il nostro software assistenza tecnica

Ciao Davide e Angelo, potreste raccontarci brevemente la storia e le attività principali di Imprimis?

Imprimis Srl nasce a Seregno, nel febbraio 2011, come attività commerciale e servizio tecnico operante nel campo dell’Office Technology, dalla collaborazione tra tecnici e agenti forti dell’esperienza maturata nel settore in oltre 20 anni.
Il nostro core business è sempre stato il noleggio di stampanti e multifunzioni di ultima generazione per qualsiasi tipologia di ufficio e di organizzazione.
Ad oggi, offriamo anche servizi di telefonia VoIP, connettività, sicurezza informatica, assistenza IT, lavagne interattive, monitor commerciali con creazione di contenuti ad hoc, cancelleria e arredo per l’ufficio.
La chiave di tutto è la personalizzazione: la nostra offerta è infatti costruita su misura in base alle esigenze dei clienti!

Ci direste quali erano le principali difficoltà o problematiche che cercavate di risolvere con un software gestionale?

La principale esigenza era quella di centralizzare e ottimizzare la gestione aziendale. Prima dell’adozione di un software gestionale unico, ci affidavamo a diverse piattaforme separate per contabilità, gestione tecnica, amministrazione del parco macchine e CRM, con il rischio di disperdere i dati e avere processi meno efficienti. Cercavamo quindi una soluzione unificata che integrasse tutte queste funzionalità, garantendo una gestione più fluida e interconnessa.
In particolare, avevamo bisogno di uno strumento che ci permettesse di gestire in modo completo il rapporto con i clienti: l’obiettivo era migliorare l’efficienza operativa e offrire un servizio più rapido e preciso grazie a un software assistenza tecnica.

Prima di utilizzare ExtraERP, avevate altri strumenti?

Prima di adottare ExtraERP, ci affidavamo a diversi strumenti per gestire le varie attività aziendali.
Utilizzavamo un CRM web che ci permetteva di gestire le chiamate, seppur solo come attività: nel complesso era funzionale per lo scopo per cui lo impiegavamo, ma non integrava tutte le funzionalità di cui avevamo bisogno.
Per la gestione amministrativa, avevamo un ERP dedicato, particolarmente valido per la contabilità. Tuttavia, per adattarlo alle nostre esigenze, abbiamo dovuto sviluppare personalizzazioni per migliorare la gestione del post-vendita, che rappresenta il cuore del nostro business.
Il monitoraggio delle stampanti e la gestione dei ticket di assistenza era, invece, affidato ad altri 2 software specifici.
Nonostante questi strumenti fossero validi, la frammentazione delle piattaforme rendeva complessa l’integrazione tra i vari processi aziendali.

Come avete scoperto ExtraERP e cosa vi ha convinto a scegliere il nostro software rispetto alla concorrenza?

La scelta di ExtraERP è stata il risultato di un’attenta analisi di mercato. Abbiamo inizialmente valutato diverse soluzioni, chiedendo anche il parere delle case madri per individuare i software più adatti alle nostre esigenze. Dopo aver ristretto il campo a due opzioni principali, abbiamo approfondito la valutazione attraverso demo e prove pratiche.
Ciò che ha fatto la differenza nella nostra decisione finale è stata la disponibilità e il supporto offerto dal team di Albalog. La loro capacità di rispondere prontamente alle nostre esigenze e la professionalità dimostrata, ci hanno dato la sicurezza di scegliere un partner affidabile per la gestione del nostro business.

Quali reparti o processi aziendali beneficiano maggiormente dell’utilizzo di ExtraERP e Satweb Portal?

L’adozione di ExtraERP e Satweb Portal ha portato benefici significativi a diversi reparti aziendali, con un impatto particolarmente positivo sull’area tecnica e amministrativa.
Grazie al software assistenza tecnica, il reparto tecnico ha potuto ottimizzare la gestione del post-vendita, con un flusso di lavoro più snello e strutturato. Infatti, la possibilità di gestire in autonomia i ticket di assistenza, ha reso il servizio più efficiente e reattivo alle esigenze dei clienti.
Dal punto di vista amministrativo, l’automazione dei processi ha permesso di risparmiare tempo e ridurre il margine di errore. In particolare, la fatturazione automatica dei contatori di stampa ha rappresentato un punto di svolta: con un numero sempre più alto di dispositivi da monitorare, un processo manuale sarebbe diventato oneroso e troppo soggetto a errori.
Dal punto di vista strategico, il vantaggio principale è stato quello di avere uno strumento unico e centralizzato che ha velocizzato e automatizzato diverse attività, eliminando la necessità di gestire manualmente processi complessi.

Quali sono funzionalità di ExtraERP e Satweb Portal che utilizzate quotidianamente e considerate particolarmente utili?

Gli strumenti più utilizzati del software assistenza tecnica includono la gestione dei ticket, la consultazione delle matricole disponibili a magazzino e la pubblicazione delle stampanti in consegna per renderle visibili al sistema di monitoraggio di Satweb Portal. Inoltre, la possibilità di creare ordini toner direttamente da Satweb Portal e verificare lo stato del monitoraggio dei dispositivi installati presso i clienti semplifica notevolmente il lavoro quotidiano.
Dal punto di vista amministrativo, ExtraERP si distingue per la gestione avanzata dei contratti, che include la fatturazione automatica, l’adeguamento contrattuale e la possibilità di lavorare su più schermate contemporaneamente durante l’esecuzione delle procedure. La gestione contabile è altrettanto efficiente, coprendo l’intero flusso dagli adempimenti fiscali alla fatturazione elettronica, fino al controllo delle liquidazioni IVA, della gestione cespiti e delle conciliazioni bancarie. Un ulteriore valore aggiunto è la gestione dello scadenzario clienti e fornitori, con la possibilità di inviare solleciti con un solo clic, oltre alla disponibilità immediata di documenti grazie al sistema documentale integrato.
Per il reparto marketing, il CRM e il sistema di assegnazione delle attività su Prospect e User sono strumenti essenziali per il monitoraggio delle opportunità e la gestione delle relazioni con i clienti, adattandosi perfettamente alle esigenze operative.
Infine, dal punto di vista strategico e gestionale, le funzionalità più utilizzate includono la consultazione dei contratti, il controllo dello stato dei ticket, la verifica delle giacenze di magazzino e la gestione del CRM.
Grazie a queste funzionalità integrate, ExtraERP e Satweb Portal ci permettono di ottimizzare i processi interni e migliorare la produttività.

Ci direste quali sono i principali benefici che avete notato dopo l’introduzione del nostro software assistenza tecnica?

Per il reparto tecnico, uno dei miglioramenti più evidenti riguarda la gestione delle spedizioni dei toner. Prima dell’adozione del nuovo sistema, ogni richiesta richiedeva l’invio manuale di e-mail all’amministrazione. Oggi, grazie al portale di creazione ordini, il processo è completamente automatizzato: il team tecnico non deve più inviare un elevato numero di e-mail, mentre l’amministrazione può generare i documenti di spedizione direttamente dal menu ordini, con un notevole risparmio di tempo.
Dal punto di vista amministrativo, il software ha semplificato la consultazione delle informazioni, rendendole più immediate e accessibili. Grazie alle diverse maschere, è possibile navigare tra le sezioni senza dover chiudere e riaprire continuamente le schermate, migliorando la fluidità del lavoro. Inoltre, la possibilità di generare report personalizzati in base alle esigenze aziendali e l’automatizzazione della gestione contratti hanno permesso di risparmiare tempo e ridurre il rischio di errori.
Per il reparto marketing, un grande vantaggio è stato l’accesso ad anagrafiche più complete, che includono informazioni dettagliate sui servizi acquistati dai clienti. Questo ha reso più semplice la gestione delle attività quotidiane e ha migliorato il livello di personalizzazione nell’approccio commerciale. L’integrazione di CRM, gestionale amministrativo e tecnico in un’unica piattaforma ha, inoltre, semplificato la consultazione delle informazioni, permettendo di svolgere attività più coordinate e strategiche.
Dal punto di vista gestionale e direzionale, i miglioramenti più evidenti riguardano la velocità nei processi di fatturazione e una gestione più flessibile dei contratti, indipendentemente dalla loro tipologia.

Consigliereste ExtraERP ad altre aziende?

Senza dubbio, anzi abbiamo già avuto modo di consigliare ExtraERP ad altre aziende.
Il software assistenza tecnica ha dimostrato di soddisfare pienamente le nostre esigenze, integrando in un’unica piattaforma tutte le funzionalità necessarie per la gestione aziendale. Uno dei punti di forza che apprezziamo maggiormente è la semplicità d’uso, unita a un’elevata funzionalità, che permette di ottimizzare i processi senza complicazioni. Inoltre, l’assistenza fornita è sempre tempestiva e risolutiva, garantendo un supporto efficace in caso di necessità.

Chi è Imprimis

Imprimis è un’azienda dinamica e in continua espansione, nata con l’obiettivo di diventare il punto di riferimento sul territorio per il noleggio, la vendita e l’assistenza di soluzioni tecnologiche avanzate per gli uffici e le aziende.
La missione di Imprimis è fornire ai clienti hardware e software di ultima generazione, altamente performanti e a basso impatto ambientale, garantendo sempre un servizio di assistenza tecnica completo e di qualità.
L’azienda si distingue per la qualità del team: un personale altamente qualificato, disponibile e sempre aggiornato, pronto a supportare il cliente in ogni fase del processo. Imprimis offre soluzioni personalizzate, adattabili alle specifiche esigenze di ogni realtà e si impegna a mantenere la trasparenza in ogni accordo, garantendo la massima chiarezza.
Inoltre, è profondamente impegnata verso la sostenibilità: ogni servizio è pensato in ottica green, per offrire soluzioni tecnologiche moderne e allo stesso tempo eco-sostenibili.
Imprimis non è solo un fornitore, ma un vero e proprio partner tecnologico, sempre pronto a rispondere alle esigenze di ogni cliente con professionalità, competenza e attenzione.

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